決算書はなぜ必要か
企業は原則として年1回、『決算』を行って財務状況や事業の成果を計算し、企業の内外に報告しなくてはなりません。
また、企業は税金を納めなければいけませんが、その税金を計算するためにも決算書を作成する必要があります。ここでは、決算書の種類、決算書が必要な理由について詳しく見てみましょう。
決算書の種類
決算書といっても、書類が1枚だけあるわけではありません。以下の3種類の書類で構成されています。
- 貸借対照表
- 損益計算書
- キャッシュフロー計算書
『貸借対照表』は、企業の期末時点における「財政状態」を報告する書類です。その企業に財産や債務、元手などがどれくらいあるのかを記録し、報告します。
『損益計算書』は、企業の１年間における「経営成績」を報告するための書類です。企業が提供する商品やサービスについて、どのくらい経費がかかり、どれくらい売上があがったのか、その結果、利益がどのくらい出たのかを報告します。
そして、『キャッシュフロー計算書』は、企業の資金の流れを管理し、報告するための書類です。会社の営業活動・投資活動・財務活動の区分ごとに、どこからお金が入り、どこに支払われていったかを記録します。
企業の財務状況がわかる
決算書が必要な理由の一つは、『企業の財務状況の把握』です。何をいくらで仕入れ、どれくらい売れて、いくら利益があるのかが分からないと、事業は成り立ちません。
知らないうちに赤字になり、商品の仕入れができなくなったり、従業員に給料を支払えなくなったりする可能性もあります。
そのため、決算書によってその年の収益（売上など）や費用（人件費など）から利益を計算するとともに、財産や債務などの状況を明らかにして、管理する必要があるのです。
関係者への説明に必要
決算書は、銀行や株主、従業員などの企業と利害関係にある人に対し、企業の状況を報告する目的にも利用します。
事業のため資金を調達するには、銀行からの融資や株主からの出資などが欠かせません。しかし、銀行や株主はボランティアで誰にでもお金を出しているわけではなく、自身の利益のためにお金を出しています。
そのため、お金を出す価値がある企業なのかどうかを、さまざまな情報から判断します。その材料の一つとして、企業の財務状況が詳細に記録されている決算書も確認するのです。また、税務署への税務申告をするときも決算書で算定された利益をもとに計算をします。
決算書類作成までの手順は？
決算書は、所定の手順を踏んで作成します。ここでは、決算書を作成するまでの手順を見てきましょう。
仕訳帳から総勘定元帳に転記する
企業は商品の仕入れ販売など、何らかの取引があるたびに、その取引について「簿記」という記帳技術を使って会計帳簿へ記録していきます。企業において取引が行われた場合、まずは「仕訳帳」という帳簿に日付順に記帳していく必要があります。
次に、その仕訳帳の内容を『総勘定元帳』に転記します。総勘定元帳とは、仕訳帳に日付順に記録された取引を、勘定科目（現金や売上といった具体的名称のこと）ごとに分類して記録した帳簿のことです。
仕訳帳だけだと、取引の日付順に記録が載っているだけなので、そのままでは現金が手元にいくらあるかがわかりません。総勘定元帳により、勘定科目ごとに分類することで、現金はいくらあるのか、借入金はいくらあるのかなど、資産や負債ごとの金額を把握できるようになります。
試算表を作る
総勘定元帳への転記が終わったら、『試算表』を作ります。試算表とは、総勘定元帳に記載されている勘定科目ごとの残高の一覧表です。
試算表は月末毎や年度末など必要性に応じて作成され、記帳が正しく行われたかどうかをこの試算表を作ってチェックします。試算表があれば、企業の財務状況が一目で分かります。
収益や費用、資産や負債、納税額の調整
試算表が完成したら、収益や費用、資産や負債、納税額などを調整する『決算整理』を行います。企業会計は『発生主義』といって、現金の収入・支出による収支計算ではなく、収益と費用を使って利益を計算するのが原則です。
例えば、年度内に売れた商品代金の入金が翌年度となる場合、今年度に入金がなかったとしても、商品の販売により収益が発生したとしてその年の利益計算にいれます。
また、年度内に仕入れた商品代金の支払いが翌年度となる場合も同様に、今年度に支出がなかったとしても、その年の経費として処理し、費用が発生したとして、その年の利益計算にいれます。
上述した様にさまざまな処理を済ませ、収益や費用、資産や負債、納税額に辻褄が合うように調整します。
決算整理によって確定した利益を基礎にて税務申告書が作成されるため、併せて法人税額の計算も済ませておきましょう。
決算書類の作成
決算整理が済んだら、いよいよ決算書を作成します。まず、試算表の内容を『資産・負債・純資産』と『収益・費用』の二つに分けましょう。そして、『資産・負債・純資産』を貸借対照表に、『収益・費用』を損益計算書に転記します。
さらに、貸借対照表と損益計算書から必要な情報を抜き出して、キャッシュフロー計算書に転記します。
会計ソフトを使うと便利
決算書は手順に沿って行えば自分で作成できますが、作成には非常に手間がかかりますし、決算整理の部分で専門知識も必要になる場合があります。そこで、会計ソフトを活用して、決算書作成の手間を省きましょう。
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法人と個人事業主のどちらのにも対応しており、試算表や総勘定元帳も自動で作成されるので、決算書作成の手間が大幅に削減できます。
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まとめ
企業は原則年1回決算を行い、決算書を作成しなくてはなりません。決算書は、正しい手順を踏めば自分でも作成できますが、作成には手間がかかりますし、専門的な知識が必要な場合もあります。
会計ソフトを活用して、作業を効率化するとよいでしょう。
