1. Fincyトップ
  2. その他
  3. 領収書電子保存は難しくない。生産性を向上させるためのルールと手順

領収書電子保存は難しくない。生産性を向上させるためのルールと手順

個人事業主や法人は、所定の期間領収書を保管するよう定められています。しかし、紙の領収書はかさばって場所を取るので、長期間保管するのは大変です。場所を取らず、手軽に管理できるよう、領収書の電子保存に挑戦してみましょう。

この記事の目次

領収書は電子保存ができるの?

領収書の電子保存とは、領収書をスキャナでスキャンしたり、スマートフォンで撮影したりして、データで保存することです。

個人事業主や法人は、領収書や決算書などの帳簿関係書類を、確定申告の翌日から7年間保管するよう定められています。また、納品書や見積書なども5年間保管しなければなりません。

これらの書類をすべて紙で保管するとなると、かなりのスペースを必要とするのでコストもかかるうえに、管理にも手間がかかります。

電子保存に切り替えれば保管スペースが不要になるので、コストを削減できます。また、しっかりフォルダ分けしておけば、管理も楽にできるようになるでしょう。

法改正によって可能になった

1998年まで、帳簿関係書類は紙で保管するよう定められていましたが、電子帳簿保存法が制定されたことにより、データでの保存も可能になりました。

しかし、制定当初はデータでの保存に関して以下のような条件があり、電子保存に切り替えるメリットがほとんどありませんでした。

  • 書類はスキャナでスキャンすること
  • データと合わせて原本も保管すること
  • 3万円以下の領収書であること
  • カラーで大きさに関する情報があること
  • 電子署名・タイムスタンプがあること

これが、2016年の法改正によって金額の上限などの条件がなくなり、さらに18年の法改正ではスマートフォンでの撮影や原本の破棄が認められたため、大変便利になっています。

電子帳簿保存法の概要|国税庁

ただし要件を満たす必要がある

法改正によって非常に便利になった帳簿関係書類の電子保存ですが、導入するには所定の要件を満たす必要があります。

  • 電子保存を開始する3カ月前までに税務署に申請すること
  • 電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すること

また、電子保存する帳簿関係書類において、『真実性』と『可視性』を確保することも求められています。帳簿の訂正や削除をした場合に記録を残すこと、所定の解像度以上の画像を残すことなど細かく条件が定められているので、導入前に確認しておきましょう。

電子帳簿保存法の概要・手続きについて  freee ヘルプセンター
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

電子保存をするために必要なこと

ここでは、帳簿関係書類の電子保存を導入するにあたって必要なことを、具体的に解説します。

内部のルール作り

帳簿関係書類の電子保存を導入する場合、まずは国税庁が定める要件に基づいた社内ルールを作成する必要があります。

  • 電子保存対応の経費精算システム操作方法
  • 電子保存の担当者の選定
  • 領収書の提出ルール
  • 電子保存完了後の帳簿関係書類の破棄ルール

上記のようなさまざまなルールを、要件に沿うように作成しなければなりません。税務上の問題が起こらないよう、税理士などの専門家に相談しながら作業を進めた方がよいでしょう。

製品の導入

帳簿関係書類の電子保存を始めるには、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入しなければなりません。すでに会計ソフトを導入している場合は、電子帳簿保存法に対応しているか確認しておきましょう。

また、『書類部分の解像度を200dpi以上担保できること』など、所定の条件を満たすスキャナも必要です。ただし、要件を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラを利用しても問題ありません。

税務署長へ申請

電子保存を導入するときには、導入3カ月前までに納税地の税務署長に申請する必要があります。申請には以下の書類が必要になるので、早めに準備しておきましょう。

  • 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
  • 導入する経費精算システムの概要書類
  • 電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類、または処理委託契約書

上記以外にも書類が必要になるケースがあるので、税務署や税理士に確認しましょう。

紙の領収書の破棄

電子保存導入後は、原則としてデータ化が完了した紙の帳簿関係書類を破棄しなくてはなりません。紙の帳簿関係書類が残ることによる不正防止のためです。

ただ破棄すればよいというものではなく、定期検査を実施したうえで破棄する必要があります。定期検査は年1回以上、電子保存の事務処理にかかわっていない第三者が実施しなければなりません。

領収書の電子保存に対応した会計ソフト

最後に、領収書の電子保存に対応した会計ソフトを紹介します。

Freee

『freee (フリー)』は、日々の経理や決算、確定申告書の作成まで行える会計ソフトです。無料でも利用できますが、電子保存機能を利用したい場合は有料プランの契約が必要です。

会計ソフト freee (フリー) | 無料から使えるクラウド会計ソフト
レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存)  freee ヘルプセンター

MFクラウド

『マネーフォワード クラウドシリーズ』は、銀行やクレジットカード、勤怠管理など、さまざまなサービスを連携させられる便利な会計ソフトです。会計ソフトの利用人数によって料金が異なるので、契約前によく確認しておきましょう。

クラウド会計ソフトなら「マネーフォワード クラウドシリーズ」|マネーフォワード
電子帳簿保存法の対応|経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」

Concur

『Concur(コンカー)』は、会計処理だけでなく、出張管理や経費の分析など、さまざまな機能を持った経費精算システムです。企業規模や機能の充実度で料金が変わるので、まずは見積もりを依頼しましょう。

経費精算システムの世界標準/経費管理の効率化は Concur Expense - コンカー
電子帳簿保存法対応のメリット - コンカー

まとめ

領収書の電子保存とは、紙の領収書をデータ化して保管することです。電子保存を導入すれば、保管スペースやコスト、手間を削減できます。

ただし、電子保存を導入するには、事前に税務署に申請したり、電子保存対応の経費精算システムを導入したりする必要があります。さまざまな要件を満たす必要があるので、税理士などに相談しながら進めましょう。

保険・住宅ローン、お金の悩み、現在の家計・老後の家計や将来が
気になるという方は、「お金の専門家」に相談するために、まずは
ライフプランを作成してみましょう。

関連するお金の記事

その他の人気記事

カテゴリ

その他