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領収書の保存方法。面倒でもやらないといけない法人の義務

会社経営者や個人事業主にとって、面倒でも必ず必要になる領収書。会議や打ち合わせ、備品の購入などのたびにどんどん溜まっていって、年間の領収書の数は相当な量になります。今回はそんな煩わしい作業とも言える領収書の保管についてご紹介します。

この記事の目次

領収書とは

領収書とは、商品やサービスが提供され金銭のやりとりがあった時に、金銭のやりとりがあったことを証明するために発行される書面のことです。

領収書は金銭を支払った側から見ると支払ったことの証明となりますし、金銭を受け取った側から見ると金銭を受け取った証明となります。

領収書を受け取らなければ、金銭を支払ったことの証明をすることが難しくなる為、金銭を受け取った側よりも金銭を支払った側にとって、より重要なものになると言えます。

領収書保存は法人の義務

領収書の保存は、法人税法や所得税法などの法律によって決まっていて、法人や個人事業主の義務となっています。

また、領収書を保存しなければならない期間も、法人の場合と個人事業主の場合とでそれぞれ決まっています。

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。

また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

出典:帳簿書類等の保存期間及び保存方法

領収書はなぜ必要?

法人にとって領収書保存は、必ずやらなければいけない義務となっています。領収書が保存されていないと、金銭のやりとりがあったという事実の証明ができなくなってしまいます。

例えば、取引先との打ち合わせなどでカフェを利用しコーヒーを注文した場合、領収書が無いとその事実を証明することができなくなってしまいます。

取引先に確認をすれば、打ち合わせをした事実は確認できるかもしれませんが、支払った金額を証明することはできません。

経費精算で領収書は必ず必要?

経費精算をする際、必ず領収書が必要というわけではありません。これは、金銭を支払った証明が必要ないということではなく、宛名に会社名を記入した領収書でではなくても、通常のレシートでも有効であるということです。

税法上では、支払先名や日付、金額が記載されていれば手書きの領収書ではなくても、レシートがあれば有効となります。

領収書の保存方法

領収書保存は法人にとっての義務ですが、保存方法に関しては特に決まりはありません。日付ごとにまとめたり、保存場所に関してなど決まりはないので、自分に合った方法で保存してください。

しかし、保存しておかなければならない期間は決まりがあるので、捨ててしまったり紛失してしまったりすることのないように保管してください。

領収書の保存期限は?

領収書は保存期限が決められています。全ての場合において、同じ期間ということではなく、法人の場合と個人事業主の場合とで保存しておかなければならない期間は異なります。

ここでは、法人の場合の領収書保存の期限と個人事業主の場合の領収書保存の期限について説明していきます。

法人の領収書保存の期限

法人の場合の領収書は、法人税法によって「帳簿書類」ということになるので、7年間保存しなければなりません。

注意しなければならない点として、領収書保存は法人税申告期限日が起算点となり、領収書の発行日が起算点ではないので注意が必要です。

個人事業主の領収書保存の期限

個人事業主の場合の領収書は、所得税法によって定められていて、白色申告も青色申告も基本的には5年です。

ただし、消費税法では7年間の保管が義務付けられておりますので、課税事業者になったら、もしくはなる予定があるのであれば、7年間と考えていた方が良いでしょう。

領収書保存は自分に合った方法で

領収書保存の期限についてはこれまで説明してきた通り、法人の場合で7年、個人事業主だと5年となっていて、法律によって定められています。

しかし、保存方法に関しては法律で定められていなく、自分に合ったやりやすい方法で保存することができます。

日付順などでまとめたり、貼り付けたりなどして管理することもありますが、これは、法律で定められているわけではないので、必ずしもやらなければいけないということはありません。

ノートやファイルに保存

ノートに貼って保存したりファイルに入れて保存する方法です。この方法は、年度や日付順に並べてノートに貼ったり、ファイルごとに分けて保存します。

最大のメリットは、見返した時に、いつの領収書なのか一目でわかるということです。また、自分自身だけではなく税務署の方々が見たときも、わかりやすいというメリットもあります。

しかし領収書が大量にある場合はノートに貼ったりなどの作業に時間がかかってしまうというデメリットもあります。

封筒に入れて保存

封筒などに入れて保存をする方法です。先ほども説明した通り、保存方法は法律で定められていないので、ノートに貼ったりして見やすくまとめておかなくても、問題はありません。

年度ごとにまとめて、封筒などに入れて保管しておきます。大量の領収書をノートに貼ったりなどの手間が省けるというメリットがあります。

まとめ

領収書の保存は、法人や個人事業主の義務です。多少面倒であっても、捨てずにきちんと保管するようにしましょう。

また、保存方法に関しては決まりはありませんので、自分が管理しやすい方法で保存してください。領収書の保存期限は5年間または7年間ですので、いつの領収書なのか一目でわかるように整理しておくと良いでしょう。

この記事の監修者

明治大学出身。上場保険代理店にて1年目新人賞、2年目社長賞受賞後にFPとして独立。これまで約2,000人と面談、プランニングを手掛ける。一人ひとりの資産設計の参謀として、お金の貯め方・守り方・増やし方などをアドバイスしている。 掲載メディア:ゼクシィ、Lifehacker、みんなのおかねドットコム、RAINBOW Town FM、他

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