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クレジットカード明細は領収書代わりになる?領収書の役割とその要件

個人でも法人でも、事業のために必要な支出をクレジットカード決済にすることがあり得ます。しかし、クレジットカード関係の利用明細書は、経費処理に必要な領収書として使えるのかという疑問も残ります。今回は、カード利用と領収書の関係を解説します。

この記事の目次

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そもそも領収書とは?

事業のための必要経費を計上するには、支出したことを証明する『領収書』が必要です。

普段の生活で何気なく目にしている領収書ですが、実は経費だけでなく消費税や印紙税にも関係してくる大切な書類です。

金銭受け渡しの証明書

まず、支払いを証明する書類としての領収書を、税法に照らして見てみます。

消費税法においては、商品などの支払いを記録する書類として、『課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等』というものの定義があります(消費税法第30条第9項)。

また、印紙税の課税を定めた印紙税法では『金銭又は有価証券の受取書』が、印紙税の対象になる、いわゆる領収書として扱われています(印紙税法基本通達第17号文書)。

ただ実際のところ、領収書が直接的に法令で規定されているわけではありません。『金銭の受け渡しがあったことを証明する書類の一種類』という位置づけだと考えてよいでしょう。

消費税法
第16・17号文書|通達目次/印紙税法基本通達|国税庁

証明書たる要件

上記の請求書や受取書は、その呼び名や表記に関わらず、商品などの対価を受け取った者が、支払った者に対しそのことを証明する書類すべてを指します。したがって、請求書だけでなく、領収書・受取書・納品書なども金銭受け渡しの証明書になります。

カード利用時のレシートの役割

クレジットカード決済で買い物をするときは、その場で実際の金銭の受け渡しは行われません。

しかし、社会的にはそのような場合でも領収書は必要です。したがって、通常カード決済時には利用明細書やレシートが発行され、これが領収書の代わりとして使用されます。

領収書としての要件

レシートは、買い物をしたときに店舗側が印刷するものであり、たとえその時点での金銭の受け渡しがなかったとしても、実質的にそれを証明していると考えられます。

大切なのは、商品を販売した者が、それを購入した者に対して支払いを証明する書類のことを、『領収書』として認識するという点です。

支出情報の明記

領収書のように支払いを証明する書類としては、以下のような事項の記載が必要です。

  • 作成者の氏名又は名称
  • 販売を行った年月日
  • 販売取引の内容
  • 価格
  • 書類を受け取る側の氏名又は名称

販売店側が発行するカード利用明細書やレシートには、上記の基本事項に加え販売品目などが細かく自動的に印刷されます。

これは、後に支出内容を必要経費として税務署に認めてもらう際の説得力にもなり、ある意味では、手書きの領収書より詳しい内容だといえます。

印字状態の維持管理

クレジットカードの利用明細は感熱紙に印刷されていることが多く、受け取った後の保存状態により記載内容がかすれることが考えられます。当然のことながら、内容が読み取れなくなると領収書には使えません。

経費など税金の処理は、決済してから数カ月後に行うことになるので、レシートの保管には十分留意する必要があります。

店にとっては単なる利用伝票?

カード利用時などに発行されるレシートは、正式な領収書ではありませんが、その代わりの役目を果たすことができます。

とは言え、販売店側がレシートを発行する理由は、領収書としてではなくカード決済を記録する利用伝票としての意味合いが濃いといえます。

カード購入は領収書の発行義務はない

また、クレジットカード決済で買い物をする場合は、その場で代金として金銭の受け渡しは行われないので、本質的には、それを証明する領収書も発行できないということになります。

カード決済に際して発行される伝票には、カードの利用が明記されることも多くあります。この場合は、印紙税の課税対象である領収書にはならず、店側としては収入印紙を添付する義務も生まれません。

商品購入などの際に領収書を残したい場合は店側に依頼することになりますが、領収書を作るかどうかは店の判断によります。

金銭受け渡しで義務が生じる

所得税法などが求める領収書とは、本質的には、商品販売に関する代金が購入者から販売店へ直接支払われるときに、それを証明するための書類です。

クレジットカード利用明細の位置づけ

商品購入時に受け取るクレジットカードの利用明細を経費処理のために使うとき、どのようなことに注意する必要があるのでしょうか。

カード会社からの請求明細書|消費税目次一覧|国税庁

証明書としての役割は弱い?

先述のとおり消費税法や印紙税法では、支払いを証明する書類の名称や様式に固定的な規定はないので、記載された内容が十分であれば、経費処理に必要な領収書として使うことが可能です。

その場合でも、月ごとにカード会社から送られて来る請求明細書ではなく、商品を購入した際に店が発行する利用明細(レシート)が必要です。また、その記載内容も十分であるか、発行時に確認しておく必要があるでしょう。

あくまでも最終手段

カード使用時の利用明細であれば、多くの場合は領収書と同様に使えます。

とはいうものの、それを認めるかどうかは税務署の判断によります。また、金額が大きい場合は正式な領収書が必要になりますので、後に経費として処理する支出であれば、可能なかぎり領収書を受け取るほうが得策といえるでしょう。

税法上の領収書ではない

上記のとおり、クレジットカードの利用明細は厳密な意味での領収書ではありませんが、あくまでも一般の支出範囲であれば、その証明書として使えるのだと認識しておきましょう。

また、勤め先によっては、『レシートは領収書として受け付けない』というルールを作っていることもあります。当然、この場合は正式な領収書以外は使えません。

経費算出の手間を軽減する手段

利用明細書やレシートは領収書として機能しますが、本質的な金銭受け渡しの証明が必要なら、カード決済ではなく現金取引にするほうが無難です。

その反面、法人でも個人事業であっても、クレジットカードを上手く利用すれば経費算出の負担を減らすことが期待できます。

クレジットカードの使い分け

個人レベルの商売や事業を営む場合、ともすると、事業と生活上の出費に明確な区別をつけていないこともあり得ます。

しかしそのような場合、税務処理の段階で、必要経費を算出する手間が必然的に増加してしまいます。

少なくとも、カード利用明細書は事業の必要経費と生活上の出費とで分かれるよう、工夫しておくほうが賢明だといえるでしょう。

ビジネス専用カードをつくる

また、クレジットカードを複数所持して、ビジネス用と生活用で明確に用途を分けることも、後の経費算出時の負担を軽くするためには有用です。現在では、個人事業主であっても所持できるビジネス向けカードが複数提供されています。

この場合は、利用代金引き落としの口座もビジネス用(法人口座・屋号付き口座)に開設するほうがより効果的です。

ビジネス向けカードを使うことで、複数の取引相手に対する必要経費の振り込みを、自分の銀行口座に一本化できることもメリットのひとつです。

加えて、ビジネス向けカードには出張のための旅行保険などが付帯することも多いので、経費管理以外の意味においても検討する価値があります。

まとめ

事業の必要経費を算出する際に、仮に物品購入などの支出をクレジットカードで行っていても、そのときのレシート(利用明細)を保存しておけば、基本的には領収書の代わりに使えます。

また、ビジネス用クレジットカードで生活用のものと分離すると、事業の事務的な管理がしやすくなるというメリットもあります。

ただし、税務署の判断も関係するので、金額が大きい場合などは正式な領収書を受け取っておいたほうが無難といえるでしょう。

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